Zásady ochrany osobních údajů a soubory cookie

0. To nejdůležitější, co si přečíst hned na začátku

Auditee vystupuje ve dvou rolích a v každé z nich platí jiná pravidla.

Pokud vyplňujete audit v práci, správcem je Váš zaměstnavatel, a nikoli Effiware. Zeptejte se ho, co dělá s výsledky. Tyto Zásady vysvětlují, co děláme jeho jménem a co děláme ve vlastní režii.

ČÁST I — OSOBNÍ ÚDAJE

1. Správce

1.1. Správcem osobních údajů zpracovávaných v situacích uvedených v prvním řádku výše uvedené tabulky je Effiware Andrzej Ratajski, podnikající fyzická osoba zapsaná v polské Centrální evidenci a informacích o podnikatelské činnosti (CEIDG), místo podnikání ul. Wrocławska 69, 63-200 Jarocin, Polsko, REGON 520168139, NIP PL6172221670, e-mail contact@auditee.com („Effiware“, „my“).

1.2. Kontakt ve všech věcech týkajících se ochrany osobních údajů: privacy@auditee.com

1.2a. Effiware nejmenovalo pověřence pro ochranu osobních údajů. Záležitosti ochrany osobních údajů vyřizuje přímo správce na adrese uvedené v bodě 1.2. Každý Zákazník navíc po registraci své organizace obdrží jmenovitě určenou kontaktní osobu v Effiware.

1.3. Pojmy psané s velkým počátečním písmenem, které nejsou definovány v tomto dokumentu, mají význam, který jim přiznávají Obchodní podmínky.

2. Kde je Effiware zpracovatelem, a nikoli správcem

2.1. Když organizace zákazníka používá Auditee, rozhoduje tato organizace o tom, jaké audity provádět, jaké otázky klást, kdo bude přiřazen, jaké důkazy vyžadovat a jak dlouho záznamy uchovávat. Ona je správcem. Effiware tyto údaje zpracovává výhradně na její doložené pokyny, na základě smlouvy o zpracování osobních údajů uzavřené podle čl. 28 GDPR.

2.2. To znamená, že pokud jste uživatelem uvnitř Organizace zákazníka a chcete uplatnit svá práva — na přístup, opravu, výmaz, námitku — měli byste se obrátit na svou organizaci. Pokud se místo toho obrátíte na nás, předáme jí Vaši žádost a budeme Vás o tom informovat; nejsme oprávněni jednat s jejími údaji z vlastní iniciativy.

2.3. Naši další zpracovatelé, bezpečnostní opatření, která uplatňujeme, naše povinnosti při ohlašování porušení zabezpečení a to, co se s údaji stane po skončení smlouvy, jsou stanoveny ve Smlouvě o zpracování osobních údajů, https://auditee.com/dpa.

3. Co zpracováváme jako správce, proč a na jakém základě

3.1. Návštěvníci Webových stránek

Provozujeme veřejné Webové stránky bez souborů cookie, bez analytických nástrojů, bez reklamy a bez požadavků na třetí strany. Písma jsou servírována z našich vlastních serverů. Jedinou věcí ukládanou ve Vašem prohlížeči je zvolený jazyk, uchovávaný v localStorage pod klíčem auditee.lang, který nikdy neopouští Vaše zařízení a není souborem cookie.

Náš webový server zapisuje jeden řádek logu na každý požadavek, obsahující čas, metodu, cestu, parametry dotazu, stav, velikost, dobu trvání, odkazující stránku (referrer) a identifikátor prohlížeče (user agent). Řádek logu neobsahuje IP adresu ani identifikátor uživatele. Reverzní proxy server před Webovými stránkami však zaznamenává IP adresu klienta, po dobu 14 dnů, z bezpečnostních důvodů. Právní základ: náš oprávněný zájem na provozování a zabezpečení Webových stránek (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

3.2. Osoby, které nás kontaktují

Údaje: jméno a příjmení, e-mailová adresa, organizace a vše, co zpráva obsahuje. Účel: zodpovězení dotazu, vyřízení reklamace, hlášení týkající se bezpečnosti. Základ: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (náš a Váš oprávněný zájem na vyřízení věci) nebo čl. 6 odst. 1 písm. b), pokud je kontakt krokem k uzavření smlouvy.

3.3. Registrace organizace a správa smlouvy

Údaje: jméno, příjmení a e-mailová adresa registrující osoby; název, adresa a registrační/daňová čísla organizace; kontaktní údaje pro fakturaci. Účely a základy: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b)); naše právní povinnosti, zejména daňové a účetní (čl. 6 odst. 1 písm. c)); určení nebo obhajoba právních nároků (čl. 6 odst. 1 písm. f)).

3.4. E-maily související se službou

Pozvánky, upozornění, připomínky, oznámení o úkolech a podobné transakční zprávy jsou zasílány jménem organizace zákazníka, a spadají tedy pod Část I §2 výše (jsme zpracovatelem). Zprávy týkající se samotné smlouvy — faktury, servisní sdělení, bezpečnostní varování — jsou naše, na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR.

3.5. Marketing

Obchodní e-mailová sdělení zasíláme výhradně osobám, které k tomu udělily souhlas. Souhlas se uděluje odděleně od smlouvy, při registraci organizace, a je zaznamenán v registrační službě. Nikdy není spojen s přijetím Obchodních podmínek a nikdy není vyžadován k používání Auditee.

Údaje: e-mailová adresa, jméno a příjmení, organizace. Základ: Váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), spolu s čl. 10 polského zákona ze dne 18. července 2002 o poskytování služeb elektronickou cestou a čl. 398 polského zákona o elektronických komunikacích (Prawo komunikacji elektronicznej). Souhlas můžete kdykoli odvolat — prostřednictvím odkazu pro odhlášení v každé zprávě nebo tím, že nám napíšete — aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

3.6. Co neděláme

• Osobní údaje neprodáváme.
• Neprofilujeme návštěvníky ani uživatele a o nikom nepřijímáme rozhodnutí automatizovaným způsobem ve smyslu čl. 22 GDPR. Podmíněná pravidla v Aplikaci konfiguruje a spouští zákazník, na svých vlastních údajích, a generují nápravné úkoly — nikoli rozhodnutí přijímaná námi.
• Modely umělé inteligence netrénujeme na osobních údajích. V plánech silver a gold je můžeme trénovat na údajích anonymizovaných a sloučených napříč mnoha organizacemi tak, že neidentifikují ani osobu, ani organizaci; netýká se to volných textových odpovědí, souborů s důkazy ani odpovědí v anketách a organizace může vznést námitku. V plánech platinum a uranium to neděláme vůbec.

4. Příjemci a další zpracovatelé

4.1. Využíváme poskytovatele služeb, kteří zpracovávají údaje naším jménem na základě písemných smluv. Všichni z nich tyto údaje zpracovávají na území Evropské unie. Jeden z nich — náš poskytovatel hostingu, DigitalOcean — je společností registrovanou ve Spojených státech a provozuje region EU, v němž běží naše infrastruktura; bod 4.3 vysvětluje, co z toho plyne. Kategorie jsou následující:

DigitalOcean a Vercom (EmailLabs) jsou našimi jedinými externími dodavateli pro samotnou službu; podpora probíhá e-mailem a telemetrie je provozována na vlastní infrastruktuře. Úplný seznam, s právními subjekty a místy zpracování, je uveden v Příloze A Smlouvy o zpracování osobních údajů, https://auditee.com/dpa, a Zákazníci jsou informováni před přidáním nebo nahrazením dalšího zpracovatele.

4.1a. Nasazení uranium jsou odlišná. Běží na vlastní infrastruktuře Zákazníka, v umístění zvoleném Zákazníkem, které se může nacházet mimo EU. V takovém případě Effiware údaje ani nehostuje, ani nezpracovává, Zákazník je jediným správcem a tyto Zásady se na tuto instalaci nevztahují.

4.2. Údaje můžeme rovněž zpřístupnit orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis nebo rozhodnutí příslušného orgánu. Každou takovou žádost před odpovědí přezkoumáme.

4.2a. Platby. Předplatná se hradí prostřednictvím Stripe. Platební údaje se zadávají přímo u Stripe a Effiware nikdy nepřijímá ani neuchovává čísla platebních karet. Ve vztahu k platebním údajům, které shromažďuje, Stripe jedná jako nezávislý správce — pro účely vlastní prevence podvodů a vlastních povinností v oblasti boje proti praní peněz — a na toto zpracování se vztahují jeho vlastní zásady ochrany osobních údajů. Od Stripe dostáváme pouze to, co potřebujeme k vystavení faktur a potvrzení, že předplatné bylo uhrazeno. Vlastní informace Stripe o ochraně osobních údajů popisuje, kde Stripe platební údaje zpracovává a na jakém základě pro předávání, a vztahuje se na toto zpracování.

4.3. Kde se nacházejí Vaše údaje. Obsah auditů, důkazní soubory, účty a e-maily jsou uchovávány a zpracovávány na území Evropské unie. Čtyři body podrobně:

1. Náš poskytovatel hostingu, DigitalOcean, je americká společnost provozující naše servery ve Frankfurtu. Vaše údaje se nacházejí v Německu. Když k této infrastruktuře přistupují pracovníci DigitalOcean mimo EHP za účelem podpory nebo údržby, jde o předání uskutečněné na základě standardních smluvních doložek obsažených ve smlouvě o zpracování osobních údajů DigitalOcean. Poskytovatel s americkou mateřskou společností může v zásadě podléhat příkazům ke zpřístupnění podle práva USA bez ohledu na místo uložení údajů.
2. Naše odchozí pošta je odesílána společností Vercom S.A., polskou společností se sídlem v Poznani, prostřednictvím její služby EmailLabs, se zpracováním v Polsku.
3. Platby. Naším poskytovatelem platebních služeb je Stripe Payments Europe Limited se sídlem v Irsku. Stripe rozhoduje, kde a jak zpracovává platební údaje, které shromažďuje, jako nezávislý správce, a řídí se to jeho informací o ochraně osobních údajů. Týká se to výhradně fakturačních údajů: nezahrnuje odpovědi v auditech, úkoly, důkazy ani údaje z anket.
4. Uranium. Viz bod 4.1a — Zákazník volí, kde běží jeho vlastní instalace.

5. Doba uchovávání

5.1. Výmaz z produkčních systémů nezpůsobí okamžitý výmaz údajů ze záloh. Vymazané údaje mohou v zálohách zůstat až 14 dnů. Zálohy nejsou selektivně obnovovány za účelem obnovení vymazaných údajů.

5.2. Auditní záznamy jsou navrženy tak, aby výmaz přežily. Aplikace uchovává verzovanou historii organizací, týmů, auditů, odpovědí, úkolů, přiřazení a důkazů, zapisovanou ve stejné transakci jako změna. Tyto řádky jsou vytvořeny tak, aby zůstaly čitelné i po výmazu údajů osoby, což umožňuje sladit žádost o výmaz se zachováním věrohodné auditní stopy. Důkaz, který mohl být posouzen posuzovatelem, si zachovává uložený soubor i po odstranění aktuálního záznamu.

5.3. Rozsah výmazu závisí na plánu. V plánech silver a gold výmaz odstraní nebo pseudonymizuje identifikující atributy ve strukturovaných polích; textové odpovědi, fotografie, podpisy a nahrané dokumenty jsou zachovány v podobě, v jaké byly zadány, a mohou danou osobu nadále identifikovat. Organizace v plánu platinum mají vlastní databázi a vlastní realm identit, takže cílený trvalý výmaz — včetně volného textu a důkazních souborů — je dostupný na písemnou žádost na základě individuální smlouvy. V plánu uranium provádí výmaz zákazník sám. Podrobně je to popsáno v §9 Smlouvy o zpracování osobních údajů.

6. Vaše práva

6.1. Máte právo: na přístup ke svým údajům; na jejich opravu; na výmaz; na omezení zpracování; vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu; a na přenositelnost údajů. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete ho kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost toho, co bylo provedeno dříve.

6.2. Tato práva nejsou absolutní. V některých situacích můžeme v souladu s právem odmítnout žádosti vyhovět — například pokud musíme údaje uchovat pro určení nebo obhajobu právních nároků nebo pro splnění právní povinnosti. O důvodu budete vždy informováni.

6.3. Právo vznést námitku: proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu můžete kdykoli vznést námitku z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace. Ve zpracování můžeme pokračovat pouze tehdy, pokud prokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo důvody pro určení nebo obhajobu právních nároků.

6.4. Pro uplatnění svého práva napište na adresu privacy@auditee.com. Pokud se Vaše údaje nacházejí uvnitř Organizace zákazníka, viz §2.2 — žádost je třeba směřovat na Vaši organizaci.

6.5. Můžete podat stížnost u předsedy polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

7. Anonymita uvnitř produktu, popsaná přesně

Píšeme o tom zde, a nikoli jen v produktu, protože to ovlivňuje, co musí zákazník sdělit svým vlastním osobám.

7.1. Anonymní audity jsou anonymní na úrovni zobrazení. Identita odesílatele je uložena a skryta na každém místě čtení. Nikdo — ani administrátoři organizace, ani Effiware — nemůže nahlédnout do jednotlivého anonymního podání. V anonymním auditu nejsou dostupná e-mailová upozornění, připomínky, exporty obsahující údaje o identitě ani analytika na úrovni jednotlivých osob. Osoba s přímým přístupem do databáze by mohla odesílatele znovu identifikovat: v plánech silver a gold je to pověřený personál Effiware, v plánech platinum a uranium také vlastní administrátoři zákazníka. Ankety fungují jinak: neukládá se nic identifikujícího, takže žádná úroveň přístupu do databáze respondenta neodhalí. Netvrdíme, že nezaznamenáváme, kdo odpověděl. Výsledky zůstávají zadrženy, dokud počet různých odesílatelů nedosáhne vyšší z hodnot: 5 nebo 20 % přiřazených osob.

7.2. Ankety jsou anonymní na úrovni uložení. Spolu s odpovědí v anketě se neukládá žádný identifikátor uživatele, jméno a příjmení, e-mailová adresa ani IP adresa. Přístupové kódy tvoří 32 kryptograficky náhodných znaků a uchovává se výhradně jejich jednosměrný hash, takže kód nemůžeme rekonstruovat. Odkaz pro připojení obsahuje kód za znakem #, který prohlížeče nikdy neodesílají, takže se nemůže objevit v přístupových lozích, trasováních ani záznamech proxy serverů. V okamžiku odeslání odpovědi, a nejpozději v okamžiku uzavření ankety, je vazba mezi Vaším kódem a Vašimi odpověďmi odstraněna ve stejné transakci. Export vůbec neobsahuje osu respondenta a řádky jsou promíchány. Po odeslání odpovědi nebo po uzavření ankety nemůže odpověď v anketě spojit s osobou nikdo: ani Vaše organizace, ani Effiware, ani orgán veřejné moci. Do té doby je kód spojen s rozepsanou odpovědí, aby se k ní dalo vrátit, a pozvánka může ještě nejvýše 3 dny čekat v naší frontě odchozí pošty (viz 7.3). To je jediné okno, ve kterém taková vazba existuje; po něm může fronta pošty ukázat, že kód byl odeslán na určitou adresu, nikdy však, co bylo s jeho použitím odpovězeno.

7.3. Pokud jsou pozvánky do ankety zasílány e-mailem, fronta odchozí pošty krátce uchovává adresu vedle odkazu. Tyto řádky jsou vymazány nejpozději po 3 dnech a tabulka kódů nikdy neukládá příjemce.

8. Bezpečnost

8.1. Přihlášení probíhá přes OAuth2 / OpenID Connect vůči poskytovateli identity, kterého provozuje Effiware. Aplikace nikdy nemá přístup k Vašemu heslu a poskytovatel identity uchovává výhradně jeho solený otisk (hash). Relace jsou udržovány na straně serveru a jsou krátkodobé. Každý záznam a soubor je přiřazen ke své organizaci, soubory jsou poskytovány pouze po ověření oprávnění, nahrávané soubory jsou ověřovány a obsah psaný uživateli je před zobrazením očištěn.

8.2. Údaje jsou šifrovány při přenosu i v klidu platformou hostingu.

8.3. Procházíme procesem certifikace našich postupů v oblasti bezpečnosti informací; do jeho dokončení nemáme žádný certifikát bezpečnosti ani souladu s předpisy a nezveřejňujeme penetrační testy. Naše postupy popisujeme na adrese https://auditee.com/security a na bezpečnostní dotazníky odpovídáme přímo.

8.4. V plánech silver a gold je oddělení mezi organizacemi logické, a nikoli fyzické: jedna databáze a jeden realm identit, v nichž je každý řádek přiřazen ke své organizaci. Plány platinum a uranium mají vlastní databázi a vlastní realm identit.

ČÁST II — SOUBORY COOKIE A PODOBNÉ TECHNOLOGIE

9. Webové stránky

9.1. https://auditee.com nenastavuje žádné soubory cookie. Nenačítá analytické nástroje, reklamní značky, sociální pluginy ani písma či skripty třetích stran. Neodesílá žádný požadavek jakékoli třetí straně.

9.2. Webové stránky ukládají jednu hodnotu do localStorage Vašeho prohlížeče: zvolený jazyk rozhraní, pod klíčem auditee.lang. Nejedná se o soubor cookie, nikdy nám není odesílán a vymazání dat prohlížeče ho odstraní.

9.3. Protože nenastavujeme soubory cookie a na Webových stránkách neprovádíme sledování, nezobrazuje se žádná cookie lišta a nesbíráme žádný souhlas. Pokud se to někdy změní, změní se i tato část a souhlas bude sbírán dříve, než bude cokoli nastaveno.

10. Aplikace

10.1. Aplikace na adrese https://app.auditee.com používá výhradně nezbytné soubory cookie, aby Vás udržela přihlášené a chránila relaci. Žádný z nich netrvá déle než 24 hodin. Instance platinum běží na vlastní doméně se stejnými soubory cookie. Nelze je vypnout bez přerušení přihlášení a souhlas s nimi není vyžadován podle čl. 173 odst. 3 polského zákona o elektronických komunikacích (Prawo komunikacji elektronicznej) / směrnice ePrivacy.

10.2. Aplikace nepoužívá analytické, marketingové, reklamní ani sociální soubory cookie.

10.3. Soubory cookie můžete blokovat nebo mazat v nastavení prohlížeče, přihlášení však bez nezbytných souborů nebude fungovat. Návody zveřejňuje každý výrobce prohlížeče: Firefox, Chrome, Edge, Safari.

11. Změny těchto Zásad

11.1. Tyto Zásady můžeme měnit. Aktuální verze je vždy zveřejněna na adrese https://auditee.com/privacy, spolu s datem účinnosti. O podstatných změnách jsou zákazníci informováni e-mailem a v Aplikaci dříve, než změny nabudou účinnosti.

11.2. Předchozí verze jsou uchovávány na adrese https://auditee.com/legal/.

11.3. Tyto Zásady byly vyhotoveny v polském jazyce a jsou zveřejněny spolu s překlady do angličtiny, češtiny, němčiny, španělštiny, francouzštiny a portugalštiny. V případě rozporu je rozhodující polská verze, podle bodu 18.3 Obchodních podmínek.